BETANEWS.ID, KUDUS – Panitia Khusus (Pansus) 3 DPRD Kabupaten Kudus tengah menggodok Rancangan Peraturan Daerah (Ranperda) tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Pembahasan perdana yang digelar pada Selasa (27/6/2025) itu menyoroti berbagai isu penting, termasuk wacana digitalisasi arsip dan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) yang mendukung.
Ketua Pansus 3 DPRD Kudus, Budiyono, S.Sos, menegaskan urgensi keberadaan perda ini. Menurutnya, kelemahan dalam pengelolaan arsip masih sering ditemukan di berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD), padahal arsip merupakan bagian krusial dalam tata kelola pemerintahan.
Baca Juga: Bea Cukai Kudus Musnahkan Lebih 6 Juta Batang Rokok Ilegal, Rugikan Negara Rp5,75 M
“Kita tahu arsip ini sangat penting. Selama ini masih banyak kelemahan, baik di OPD maupun di daerah. Perda ini kami dorong supaya arsip bisa ‘berbicara’ dan tertata dengan baik,” ungkapnya.
Dalam pembahasan tersebut, Pansus meminta seluruh OPD untuk memberikan masukan dan menjelaskan urgensi perda ini dari perspektif masing-masing. Ia juga menyampaikan bahwa perda ini telah memiliki dasar hukum yang kuat, baik dari Undang-undang, Peraturan Pemerintah, hingga Perda Provinsi tahun 2015.
“Kita sudah punya cantolan hukum yang kuat, tinggal bagaimana di tingkat kabupaten ini bisa diadopsi dan dituangkan dalam perda secara lebih teknis,” jelasnya.
Salah satu hal yang ditekankan Pansus dalam pembahasan adalah pentingnya pasal khusus mengenai digitalisasi arsip. Menurut Budiono, dokumentasi dalam bentuk fisik sangat rawan terhadap kerusakan atau kehilangan, sehingga perlu dibarengi dengan penyimpanan digital sebagai langkah antisipatif.
“Harapannya, pasal tentang digitalisasi ini diperjelas dalam perda. Kalau nanti terjadi sesuatu, dokumen digital bisa jadi backup. Itu yang sangat penting kami dorong dalam pasal-pasalnya,” tegasnya.
Meski mendorong digitalisasi, Budiono menegaskan bahwa penyimpanan arsip fisik tetap diperlukan, terutama karena dokumen fisik masih menjadi acuan dalam berbagai pemeriksaan resmi seperti oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
“Dokumen fisik tetap dibutuhkan, terutama dalam pemeriksaan. Maka, pembangunan gedung penyimpanan juga tetap penting,” tambahnya.
Dalam kesempatan itu, isu kekurangan SDM arsiparis juga turut disinggung. Budiono mengakui bahwa saat ini masih banyak OPD yang kekurangan tenaga khusus untuk bidang kearsipan. Namun, dengan berkembangnya sistem digital, kebutuhan akan tenaga tambahan bisa lebih efisien.
“Kita minta bagian kepegawaian untuk menjawab soal kebutuhan SDM ini. Kita memang butuh, tapi harus melihat prioritas yang paling mendesak. Apalagi kalau sudah digital, tentu kebutuhan pegawai tidak perlu terlalu banyak,” katanya.
Lebih jauh, Ketua Pansus 3 DPRD Kudus menyoroti lemahnya penyelenggaraan kearsipan selama ini. Karena itu, ia berharap perda ini dapat mendorong tata kelola arsip yang lebih terstandarisasi dan profesional.
“Dengan perda ini, kami ingin memastikan penyelenggaraan kearsipan bisa maksimal, baik secara fisik maupun digital. Arsip bukan hal sepele, ini soal dokumen negara yang sangat strategis,” tandasnya.
Sementara itu, Pelakasana Tugas (Plt) Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah (Arpusda) Kudus, Andrias Ady Setiawan menyampaikan, pentingnya Perda Penyelenggaraan Kearsipan bagi pemerintah daerah. Dengan adanya aturan tersebut data kearsipan tentu akan lebih baik.
“Tantangannya ketika Perda Penyelenggaraan Kearsipan disahkan adalah sumber daya. Yakni meliputi, manusianya, pendanaan dan yang ketiga adalah sarana dan prasarana,” ujar Andrias.
Baca Juga: Lindi TPA Tanjungrejo Cemari Sungai Hadipolo, DPRD Kudus Desak Penanganan Serius
Terkait SDM kearsipan di Pemkab Kudus, Andrias mengakui personelnya masih sangat terbatas. Sebab, tidak semua OPD di Kudus ini punya Aparatur Sipil Negara (ASN) yang punya latar belakang pendidikan kearsipan.
“Dari sekira 33 OPD Pemkab Kudus, yang punya tenaga arsiparis itu hanya enam saja. Padahal tenaga ini sangat penting untuk pengelolaan arsip yang benar. Karena dalam dunia kearsipan itu ada arsip dinamis aktif dan arsip statis atau yang ada nilai sejarah,” bebernya.
Editor: Haikal Rosyada
